|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 33/2025/QĐ-UBND |
Đồng Nai, ngày 19 tháng 9 năm 2025 |
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 78/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Căn cứ Thông tư số 09/2024/TT-BTNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về nội dung, cấu trúc, kiểu thông tin cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai và yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ứng dụng của Hệ thống thông tin quốc gia về đất đai;
Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BTP của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp;
Ủy ban nhân dân tỉnh Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 29 tháng 9 năm 2025 và thay thế Quyết định số 58/2021/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ngành: Tư pháp, Khoa học và Công nghệ, Nông nghiệp và Môi trường, Tài chính, Xây dựng, Công an tỉnh, Thi hành án dân sự tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh Đồng Nai, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 33/2025/QĐ-UBND ngày 19/9/2025 của UBND tỉnh)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động quản lý, cung cấp thông tin, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai, cụ thể gồm:
Sở Tư pháp; Tòa án nhân dân tỉnh, khu vực; Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, khu vực; Cơ quan thi hành án trên địa bàn tỉnh; Công an tỉnh; Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trên địa bàn tỉnh;
Ủy ban nhân dân cấp xã;
Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (sau đây viết tắt là cơ sở dữ liệu) là hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng, chứng thực và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.
2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn do chính cơ quan, tổ chức đã có yêu cầu ngăn chặn trước đó hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật ban hành.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân các xã, phường (sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã) đã thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và được nhập vào cơ sở dữ liệu.
5. Quản lý Cơ sở dữ liệu là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, nhập thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.
6. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép khai thác, truy cập và sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện việc công chứng, chứng thực theo quy định.
7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, cập nhật, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ liệu.
5. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bộ mã ký tự phông chữ Tiếng Việt - bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn VNTCVN 6909:2001, các chương trình kiểm tra và diệt vi rút phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu.
Điều 4. Về cấp, quản lý và sử dụng tài khoản
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp được phân công phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực; Trưởng phòng Phòng Bổ trợ tư pháp; Trưởng phòng Phòng Hành chính tư pháp; Chánh Văn phòng Sở Tư pháp;
b) Công chức được phân công quản lý Cơ sở dữ liệu;
c) Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;
d) Trưởng cơ quan thi hành án trên địa bàn tỉnh;
đ) Trưởng cơ quan cảnh sát điều tra Công an tỉnh;
e) Trưởng Văn phòng đăng ký đất đai, Trưởng Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trên địa bàn tỉnh;
g) Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, khu vực;
h) Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, khu vực;
i) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho công chức, nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu; quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.
3. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.
4. Tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp sau:
a) Cá nhân làm việc của cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc;
b) Cá nhân làm việc cho tổ chức hành nghề công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng đó đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; tổ chức hành nghề công chứng cố ý không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng;
c) Cá nhân vi phạm quy định tại Điều 5 và quy định khác tại Quy chế này.
4. Phạm vi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của các tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của cá nhân sử dụng tài khoản quy định tại Quy chế này.
Điều 5. Các hành vi không được làm
1. Tiết lộ thông tin, để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác.
2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
4. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu.
5. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu.
Điều 6. Sao lưu
1. Việc sao lưu dữ liệu, các phiên bản của Cơ sở dữ liệu và chương trình máy tính khác có chứa Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên định kỳ 01 tháng/lần.
2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống và bảo đảm tính bảo mật.
3. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức việc sao lưu, lưu trữ thông tin quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này, theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực và pháp luật về lưu trữ.
Điều 7. Chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng được miễn chi phí liên quan đến việc quản trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng nâng cấp Cơ sở dữ liệu.
2. Ủy ban nhân dân cấp xã được miễn chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
3. Các tổ chức hành nghề công chứng khi tra cứu thông tin, dữ liệu về đất đai trên Cơ sở dữ liệu thực hiện việc nộp giá dịch vụ khai thác thông tin theo quy định tại Quyết định số 45/2018/QĐ-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành đơn giá khai thác dữ liệu trực tuyến trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Giao Sở Nông nghiệp và Môi trường chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức triển khai, hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện đơn giá khai thác Cơ sở dữ liệu theo quy định.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1.
TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT THÔNG TIN NGĂN CHẶN VÀ THÔNG TIN GIẢI TỎA NGĂN CHẶN
Điều 8. Cập nhật, quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Đề nghị Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, khu vực cập nhật các quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời cấm chuyển dịch quyền về tài sản, cấm thay đổi hiện trạng tài sản đối với tài sản đang tranh chấp và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên vào Cơ sở dữ liệu trong vòng 48 giờ kể từ khi các Quyết định được ban hành.
2. Công an tỉnh, Công an cấp xã kịp thời cập nhật thông tin ngăn chặn đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác theo quy định pháp luật.
3. Cơ quan thi hành án dân sự cập nhật việc áp dụng biện pháp chấm dứt, tạm dừng việc đăng ký tạm dừng, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự trong vòng 48 giờ kể từ khi các văn bản ngăn chặn được ban hành.
4. Sở Nông nghiệp và Môi trường chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai kịp thời cập nhật thông tin về các trường hợp thu hồi các giấy chứng nhận như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu đất ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin trong vòng 48 giờ kể từ khi các Giấy chứng nhận bị thu hồi, hủy bỏ, nhận được thông báo mất.
5. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu, phải chủ động báo ngay (trong vòng 24 giờ) cho cơ quan ban hành văn bản ngăn chặn biết để đối chiếu, cập nhật kịp thời.
6. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch: giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; bỏ sót người thừa kế và các thông tin khác có liên quan thì các cơ quan, các tổ chức hành nghề công chứng cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến các cơ quan có liên quan để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
7. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, các cơ quan, tổ chức kịp thời thông tin về Sở Tư pháp để Sở Tư pháp kiến nghị xử lý theo quy định.
Điều 9. Chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập Cơ sở dữ liệu
1. Việc chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản: sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn trong quá trình nhập thông tin.
2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu nhưng chưa được đăng tải và đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu, bộ phận quản trị chủ động chỉnh sửa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
3. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu, công chức phát hiện thông tin sai phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt việc chỉnh sửa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
Mục 2. QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 10. Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực tại đơn vị mình vào Cơ sở dữ liệu. Thời gian nhập thông tin trong vòng 24 giờ kể từ khi hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực.
2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (các trường thông tin có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
a) Đối với thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số Căn cước/Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;
b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động và người đại diện (nếu có), mã số doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập;
c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất, quyền sử dụng nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Địa chỉ thửa đất, số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích thửa đất, số phát hành các Giấy chứng nhận hoặc số vào sổ Giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp;
d) Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số Giấy chứng nhận, Giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
đ) Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày, tháng, năm công chứng hoặc chứng thực;
e) Các thông tin khác có liên quan.
3. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức, cá nhân có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự.
Mọi sự thay đổi nội dung thông tin cùng phải được cung cấp, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm.
Điều 11. Trách nhiệm tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực phải có trách nhiệm trực tiếp tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của tài sản.
2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn, tập huấn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu.
3. Xử lý kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu
Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đó.
a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;
b) Nếu phát hiện tài sản có thông tin bị trùng về số phát hành, số vào sổ cấp giấy chứng nhận, số thửa đất, số tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích thửa đất, thông tin của người sở hữu, sử dụng tài sản hoặc trong trường hợp phát sinh tình huống cụ thể khác, các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch báo cáo kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để được hướng dẫn, giải quyết.
Điều 12. Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc đăng ký tham gia vào hệ thống Cơ sở dữ liệu trước khi đề nghị cấp giấy đăng ký hoạt động.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.
3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
4. Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng tra cứu dữ liệu để phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu.
3. Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện Quy chế này.
Điều 14. Trách nhiệm của các Sở, ngành
1. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện các hoạt động kết nối, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu bảo đảm liên tục, hiệu quả; tổ chức tập huấn, hướng dẫn công chứng viên và các cá nhân khác có liên quan cách thức cập nhật, khai thác thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này;
b) Chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng và duy trì hạ tầng kết nối Cơ sở dữ liệu;
c) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức việc sao lưu, lưu trữ thông tin theo quy định tại Điều 6 Quy chế này;
2. Trách nhiệm của Sở Nông nghiệp và Môi trường
a) Cung cấp thông tin và chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh; Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất vào Cơ sở dữ liệu;
b) Có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai do Cơ quan mình trực tiếp hoặc chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết và cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
3. Trách nhiệm của Sở Xây dựng
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao cập nhật các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở để các Tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan tổ chức khác có liên quan khai thác, đối chiếu khi thực hiện nhiệm vụ theo quy định pháp luật.
4. Trách nhiệm của Công an tỉnh
Chỉ đạo các phòng nghiệp vụ thuộc Công an tỉnh; Công an cấp xã cập nhật các văn bản do mình quyết định áp dụng nêu tại Khoản 2 Điều 8 Quy chế này vào Cơ sở dữ liệu.
6. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Thi hành án dân sự tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cập nhật các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại Điều 8 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
Điều 15. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã có thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với công chức đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản;
2. Thực hiện cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu các hợp đồng, giao dịch đã chứng thực.
Điều 16. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh
1. Hội Công chứng viên tỉnh quán triệt các Công chứng viên là Hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; có biện pháp xử lý đối với các hành vi không cập nhật thông tin kịp thời, trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
2, Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả cơ sở dữ liệu.
Điều 17. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu khi công chứng các hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm thực hiện cập nhật bổ sung vào Cơ sở dữ liệu các hợp đồng, giao dịch đã công chứng.
2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu;
b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu;
c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu;
đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng; Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;
e) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.
Điều 18. Sửa đổi, bổ sung
1. Trường hợp các quy định pháp luật được viện dẫn tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung, thay thế thì áp dụng theo quy định hiện hành.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc hoặc có những vấn đề chưa phù hợp với tình hình thực tế, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.